Quais são os principais benefícios do certificado digital?

Afinal, já se trata de uma necessidade diante da transformação digital: pessoas e empresas de diversos tamanhos utilizam ferramentas online para vender, emitir notas fiscais e comprovar operações.

Não é à toa que o começo do ano de 2022 registrou um recorde de emissões de Certificados Digitais, segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). 

Os dados mostram que no mês de janeiro foram emitidos 622.032 novos Certificados Digitais, número 7% maior que no mesmo período de 2021. 

Aliás, 2021 mesmo já ficou marcado pelos recordes de emissões e também pela completa digitalização do processo para emitir certificados. 

Com o crescimento iminente, já podemos aguardar por cada vez mais recursos e uma exigência do certificado para serviços burocráticos junto à Receita Federal, Fisco e outros órgãos do governo.

Mas por quê? Quais são os benefícios e vantagens do certificado digital?

Antes de entrarmos nos detalhes, vamos relembrar rapidamente o que é e para que serve!

O que é certificado digital?

O certificado digital é um documento que serve como identidade digital de uma pessoa física (PF) ou jurídica (PJ). Trata-se de um cadastro eletrônico autenticado, com todos os dados verificados e em segurança. 

O objetivo do certificado digital é permitir a assinatura digital com validade jurídica para garantir que a pessoa seja quem ela realmente diz ser. Assim, o acordo será reconhecido e aceito.

Entre tantos exemplos, o certificado digital serve para:

• assinatura e envio documentos pela internet;
• aplicações de comércio eletrônico;
• assinatura de contratos digitais;
• realização de operações bancárias;
• assinatura de notas fiscais.

E quais são as vantagens de se ter um Certificado Digital?

5 benefícios do certificado digital

Confira porque vale a pena ter um certificado digital com os benefícios listados a seguir!

1. Aumenta a segurança

Ter um certificado digital é quase sinônimo de ter segurança nos meios digitais. As transações online envolvem dinheiro e dados sigilosos, portanto, é fundamental ter um documento para manter todas as informações seguras nas atividades na internet.

Ao obter um certificado digital, você adquire uma tecnologia criptográfica que protege a troca de informações online, que é essencial para evitar fraudes, vazamentos e outros crimes cibernéticos. Ao mesmo tempo, assegura a validade jurídica e fiscal de seus documentos e assinaturas digitais.

A privacidade também é uma garantia do certificado digital, que só pode ser acessado por pessoas autorizadas, mantendo a integridade e a autenticidade das transações e acordos.

2. Reduz os custos

Um dos benefícios do certificado digital que mais chama atenção é a redução de custos de processos e operações. Além de aumentar a produtividade e eficiência da empresa.

Ao providenciar a assinatura digital, você elimina gastos de sua rotina, como:

• compra de papel para impressão de documentos;
• abertura e reconhecimento de firma em cartórios;
• espaço físico para armazenamento de documentos;
• pagamentos para envio de arquivos e assinaturas de documentos físicos.

A mobilidade é um dos destaques do documento digital e permite que negócios sejam realizados de qualquer lugar do mundo, com bem menos burocracias que poderiam custar boa parte do capital da empresa. 

3. Garante mais praticidade e agilidade

Falando em mobilidade, ela também ajuda a criar processos mais práticos e ágeis dentro de sua empresa, já que permite resolver qualquer trâmite burocrático sem sair de casa.

Com o certificado digital, os acordos podem ser realizados em qualquer horário e local, uma vantagem que elimina o risco de perder contratos por motivos de distância, por exemplo.

Não é necessário ir até cartório para reconhecer firma da assinatura ou enviar um colaborador para assinar documentos físicos, uma vez que você pode usar seu certificado online para validar qualquer documento, contrato e transação.

4. Facilita acesso aos serviços públicos

O certificado digital tem como uma das principais vantagens ter diversos serviços do governo à disposição na internet. A própria emissão de notas fiscais, por exemplo, exige o certificado.

Entre vários serviços, estão acessos a sistemas, como:

• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
• eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas);
• SPED (Sistema Público de Escrituração Digital);
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), 
• Prouni (Programa Universidade Para Todos);
• DMED (Declaração de Serviços Médicos e da Saúde).

5. Facilita a automação

Por fim, embora seja “obrigatório”, outro importante benefício do certificado digital é a própria emissão de notas, já que é um dos principais motivos pelos quais as empresas obtêm o documento.

Além disso, a emissão fica mais simples com a automação das notas fiscais. Em uma plataforma especializada, você pode emitir as suas notas automaticamente com o Certificado Digital e-CNPJ A1.

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem diferentes tipos de certificado digital, sendo possível dividi-los em e-CNPJ (identidade digital para as pessoas jurídicas) e o e-CPF (é a identidade digital para as pessoas físicas). 

Em relação aos seus formatos, as opções mais conhecidas são o A1 e o A3:

• Certificado Digital A1: é indicado para empresas que precisam emitir grandes quantidades de notas fiscais e também de uma central para seus processos financeiros. Este tipo de certificado digital vale por 12 meses e pode ser instalado em apenas um único computador;
• Certificado Digital A3: é instalado em um suporte físico ou dispositivo móvel, como cartão com chip ou token USB, contendo as informações criptografadas. O sistema pode ser usado em qualquer notebook ou desktop, sendo que o documento eletrônico vale por 36 meses. Este tipo de certificado digital é mais adequado para empresas com menos emissões de notas fiscais eletrônicas.

Como solicitar o Certificado Digital?

Agora que você já sabe quais os benefícios do certificado digital e seus principais tipos, em alguns passos simples você pode aprender como solicitá-lo!

Primeiro, é importante saber que o documento é oferecido por empresas de Autoridade Certificadora, denominadas AC. Elas são credenciadas ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Se deseja solicitar o certificado digital, você deve procurar por uma dessas empresas para comprá-lo e garantir as vantagens do documento digital para a sua empresa.

Os documentos necessários para o certificado digital são: CNPJ, Contrato social e documentação específicas que estão de acordo com as características da organização.

Veja as etapas sobre como solicitar um certificado digital:

1. Escolha o Certificado Digital mais adequado para o seu negócio;
2. Selecione uma Autoridade Certificadora;
3. Efetue o pagamento do Certificado Digital;
4. Separe os documentos necessários para efetivação do processo;
5. Agende seu comparecimento à Autoridade de Registro;
6. Compareça à Autoridade de Registro e entregue os documentos.

Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece um sistema para emitir notas fiscais automaticamente e acesso a uma série de benefícios junto do seu certificado digital.A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.